Préparation des commandes en boulangerie : de la saisie à la remise

Préparer une commande suppose de relier trois choses : la demande du client, les quantités à produire et les produits réellement remis. Calpain conserve les commandes et propose des récapitulatifs ainsi que des statuts de suivi. L’équipe reste responsable de la vérification physique, des priorités de fabrication et de la mise à jour des informations.

Saisir une demande exploitable

Associez la demande au bon client. Choisissez les produits, leurs quantités, leurs détails, puis la date et l’heure prévues. Précisez le retrait ou la livraison et renseignez les informations de paiement utiles au suivi.

Avant d’enregistrer, relisez les variantes et personnalisations avec le client. Une note imprécise ne devient pas plus précise parce qu’elle apparaît dans un logiciel. Pour la communication avec le client, consultez le guide de confirmation de commande.

Passer des commandes aux quantités à préparer

Consultez le récapitulatif de la date concernée. La vue par produit regroupe les quantités ; la lecture par commande permet de retrouver le détail des demandes individuelles. Vous pouvez organiser les références par catégories dans les vues prévues à cet effet.

Exemple fictif : deux clients ont commandé 3 et 5 baguettes tradition. Le total pour cette référence est 8. Le récapitulatif décrit les commandes saisies : les produits prévus pour la vente libre doivent être intégrés à votre organisation de fabrication séparément.

Suivre la production puis l’emballage

Calpain distingue les statuts de production et d’emballage. Dans la vue des quantités par produit, les actions permettent de suivre ce qui est à produire ou à emballer. Au niveau d’une commande, les statuts servent aussi à suivre la progression jusqu’à la remise.

Les statuts sont mis à jour par les utilisateurs. Ils ne détectent pas automatiquement la sortie du four, le remplissage d’une boîte ou la remise au client. Mettez-les à jour au moment convenu dans votre procédure pour que l’équipe partage la même lecture.

Contrôler avant le retrait ou la livraison

Comparez les produits préparés avec la commande, puis vérifiez le nom du client, les détails et l’horaire. Si une quantité a changé depuis l’impression, consultez les informations actualisées. Un statut de paiement doit correspondre à ce que l’équipe a effectivement enregistré.

En cas de livraison, le statut de remise reste distinct de votre document de réception. Lisez le guide sur le bon de livraison. Pour une journée chargée, préparez un bordereau de production lisible et vérifiez les acomptes selon votre procédure commerciale.

Transmettre une modification au laboratoire

Avant d’accepter une modification, vérifiez avec la personne responsable de la production qu’elle peut être réalisée. Une fois la demande acceptée, corrigez la commande de référence et prévenez l’équipe qui prépare ou emballe les produits.

• Identifier la commande et son jour de retrait.
• Noter ce qui change : quantité, produit, détail ou horaire.
• Indiquer qui a validé la demande.
• Prévenir la personne chargée de la préparation.
• Remplacer la feuille devenue ancienne si elle a déjà été imprimée.
• Vérifier que l’information a été reçue.

Exemple fictif : la quantité passe de 2 à 3 tartes aux pommes. La personne qui prend la modification confirme sa faisabilité avec le laboratoire, corrige la demande et fait remplacer la liste de préparation antérieure.

Cette checklist est un support d’organisation à adapter avec votre équipe. La transmission d’une demande exploitable au laboratoire et la coordination entre vente et production font partie des compétences décrites par France compétences pour le vendeur en boulangerie-pâtisserie. La checklist ne correspond pas à un formulaire imposé par ce référentiel.

Questions fréquentes

Calpain ordonne-t-il automatiquement les fournées ?

Les récapitulatifs donnent les quantités des commandes enregistrées. Ils ne doivent pas être présentés comme un calcul automatique du planning des fours.

Le passage au statut « produit » met-il à jour le stock ?

Les statuts de commande et les quantités d’inventaire sont des informations distinctes. L’inventaire se renseigne manuellement.