Inventaire en boulangerie : cinq étapes pour suivre les quantités
Un inventaire opérationnel répond à deux questions concrètes : quelles quantités sont disponibles et quels articles faut-il commander ? Dans Calpain, vous renseignez les comptages pour le magasin et le laboratoire, puis enregistrez les transferts qui mettent à jour les stocks de départ et d’arrivée. Des seuils configurables permettent de repérer les articles faibles ou épuisés.
1. Préparer les articles et les unités
Choisissez une désignation claire et une unité cohérente pour chaque article. Si la farine est comptée en kilogrammes, évitez d’enregistrer certains comptages en sacs sans indiquer le poids correspondant. Séparez aussi les articles du magasin de ceux du laboratoire selon votre organisation.
Dans Calpain, une fiche comporte le nom, l’unité, les notes, les quantités et un seuil d’alerte facultatif. Vous pouvez créer un article dans une, plusieurs ou toutes vos boutiques autorisées. La liste des articles inventoriés reste distincte du catalogue des produits vendus.
Pour reprendre un inventaire dans une autre boutique, choisissez les emplacements de départ et d’arrivée lors de l’import. Les articles déjà présents sont conservés. Les nouvelles fiches reprennent les notes et les seuils d’alerte, avec leurs quantités à zéro : cet import prépare les fiches, il ne déplace pas de stock.
2. Compter les quantités réellement disponibles
Faites le tour des emplacements avant de saisir le résultat. Convenez avec l’équipe du moment du comptage et de la façon de traiter les mouvements en cours pour éviter de compter deux fois le même article.
Exemple fictif : vous comptez 18 kg de farine au laboratoire et 12 boîtes en magasin. Enregistrez ces valeurs avec leurs unités respectives. Elles décrivent ce que vous avez observé, pas une consommation calculée à partir des commandes clients.
3. Renseigner les quantités à commander et les seuils
Saisissez séparément la quantité disponible et la quantité que vous décidez de commander. La quantité à commander est renseignée par l’utilisateur : elle n’est pas une suggestion d’achat calculée automatiquement.
Vous pouvez aussi activer une alerte à zéro ou au seuil de votre choix. Un indicateur dans l’inventaire signale les stocks faibles ou épuisés. Une alerte s’affiche dans l’application lorsqu’une modification manuelle ou un transfert fait franchir le seuil, sans répétition si le stock était déjà en alerte.
Dans un exemple fictif, vous fixez un seuil à 5 kg de farine et décidez de commander 25 kg. Le seuil sert à attirer votre attention ; la quantité à acheter reste votre décision, selon vos besoins et les livraisons attendues.
4. Vérifier et partager la liste
L’écran d’inventaire permet de rechercher les articles et de filtrer ceux dont la quantité à commander est renseignée. Sur l’application native, vous pouvez générer et partager un PDF de l’inventaire ou de la liste à commander. Sur web, l’impression passe par le navigateur.
Un PDF partagé est une version du document au moment où il est généré. Si une quantité change ensuite, partagez une nouvelle version. L’accès à l’inventaire et sa modification dépendent des permissions des membres de l’équipe.
5. Enregistrer les transferts et actualiser les comptages
Pour déplacer un article entre emplacements, ouvrez Transfert de stock depuis sa fiche. Choisissez Réapprovisionner pour recevoir depuis plusieurs sources ou Transférer pour envoyer vers plusieurs destinations, en magasin ou au laboratoire. Le récapitulatif montre les quantités et les stocks finaux avant validation.
Exemple fictif : un laboratoire dispose de 60 boîtes et en envoie 20 à une première boutique et 15 à une seconde. Après validation, il en reste 25 au laboratoire ; les stocks des deux magasins augmentent respectivement de 20 et 15. Tous les mouvements du lot sont validés ensemble : si l’un échoue, aucun n’est appliqué.
Un transfert enregistré met donc à jour les quantités concernées. Après une livraison fournisseur ou un nouveau comptage, renseignez les quantités constatées. Le statut d’une commande client, la fabrication ou la livraison ne déclenchent pas une déduction automatique des ingrédients.
Le récapitulatif de production aide à connaître les produits à préparer, tandis que l’inventaire suit les quantités renseignées et les transferts enregistrés. Pour organiser plusieurs établissements, découvrez la gestion multi-boutiques.
Questions fréquentes
Les stocks diminuent-ils automatiquement à chaque commande ?
Non. Les comptages sont saisis manuellement et les transferts validés mettent à jour les stocks de départ et d’arrivée. Le récapitulatif des produits commandés ne déclenche pas une déduction automatique des ingrédients.
Peut-on recevoir du stock de plusieurs boutiques ?
Oui. Depuis la fiche de l’article à réapprovisionner, sélectionnez les sources et leurs quantités, vérifiez le récapitulatif puis validez l’ensemble. Les accès dépendent de vos autorisations sur l’inventaire.
La liste à commander passe-t-elle une commande fournisseur ?
Elle permet de partager les quantités que vous avez renseignées. Une alerte de stock ou une liste à commander ne passe pas automatiquement une commande fournisseur.